Hvað er efnishönnun?

Síðustu ár höfum við hjá Stefnu unnið töluvert við hönnun efnis. Við höfum haldið óteljandi vinnustofur og hannað í kjölfarið texta og annað efni í samvinnu við starfsfólk stofnana sem hefur treyst okkur til að leiða þessa vinnu. Samhliða því höfum við sótt okkur aukna þekkingu á þessu sviði.

En hvað er efnishönnun? Er það ekki bara flottara orð yfir textagerð? 

Starfsheitið

Starfsheitið er tiltölulega nýtt en það varð til í Bretlandi fyrir nokkrum árum í tengslum við stórt vefverkefni hins opinbera þar í landi, Gov.uk. Starfsheitið var fyrst notað af Sarah Winters sem starfaði í efnismálum fyrir stjórnvöld þar í landi í mörg ár, síðast sem "head of Content" yfir Gov.uk vefnum.

„I´m really sorry I added another job title. 
It was necessary. 

Honest."

Úr fyrirlestri Sarah Winters á UX London 2019, „Content Design: Why there is another title in our industry.”

Starfsheitið markaði viðhorfsbreytingu og nýja nálgun á því hvernig vefstjórar og hönnuðir unnu efni fyrir vef. Með því endurskilgreindi hún hlutverk starfsfólksins sem vann við textagerð og skilgreindi hvað efnishönnun (e. Content Design) er.

Fram að því hafði dæmigerð textavinna oft verið í höndum fólks sem hafði lítinn sem engan ákvörðunarrétt yfir því hvað var birt. Samþykktarferlið var langt og oft í höndum margra aðila, oft fólks sem var ekki í beinum samskiptum við notendur og hafði því minni skilning á þörfum þeirra, orðaforða og aðstæðum. Algengt var að eftir langt ferli og mikil endurskrif væri birtur texti sem fólk skildi ekki og starfsfólkið var ekki ánægt með.

Breytingin fól í sér að valdefla fólkið sem vann efnið, gefa þeim tíma til að rannsaka raunverulegar þarfir fólks fyrir upplýsingar og byggja vinnuna á gögnum.

Samhliða þessu var aukinn skilningur á að texti er oft ekki besta leiðin til að koma upplýsingum til skila. Vefstjórar og aðrir sem báru ábyrgð á vefnum fengu í kjölfarið betra aðgengi að hönnuðum og forriturum til að vinna efni á því formi sem hentaði best hverju sinni, hvort sem það var texti, tafla, skýringarmynd, reiknivél, dagatal eða önnur framsetning sem virkaði.

Ferli efnishönnunar

Í stað þess að stökkva strax í textagerð og ákveða „hvernig ætlum við að skrifa þetta" þá stöldrum við aðeins við og gefum okkur tíma til að spyrja nokkurra spurninga, eins og:

• Hver er notendahópurinn fyrir þetta efni? Eru fleiri en einn hópur sem þurfa upplýsingar um málefnið? Er raunverulega einhver sem þarf á þessum upplýsingum að halda?
• Hvað er manneskjan að reyna að gera og af hverju? Hver er raunverulega þörfin?
• Hvert er ferli notandans?
• Hvað í ferlinu er óljóst? Um hvað er fólk að spyrja?
• Hvaða orð notar fólk? Eru það sömu orð og starfsfólkið notar eða er orðaforði notenda annar?

Söfnum gögnum

Góð efnishönnun byggir á gögnum og er „team-sport". Við vinnum með notendum, sérfræðingum, þjónustufulltrúum og öðrum sem búa yfir mikilvægum upplýsingum. Öllum gögnum sem til eru um málefnið er safnað saman.

Dæmi um gögn:

• Heimsóknatölfræði, sem segir okkur hvað fólk gerir á vefnum (en ekki af hverju).
• Leitarorð sem fólk notar.
• Spurningar sem koma í þjónustuverið.
• Kvartanir sem tengjast vörunni eða þjónustunni.
• Umræður á samfélagsmiðlum eða í spjallþráðum um málefnið. Hvað er fólk að spyrja um og hverju er fólk að svara?
• Orðaforði sem fólk notar þegar það talar um málefnið.

Þegar um söluvöru eða þjónustu fyrirtækis er að ræða könnum við líka viðskiptaþarfirnar. Þegar við skiljum þarfir beggja aðila er auðveldara að finna hvar þær mætast. 

Gott er að safna þessum gögnum saman þar sem við getum haft þau fyrir augunum, flokkað þau og unnið með þau. Post-it miðar og hvítar töflur henta yfirleitt vel í svona vinnu, hvort sem þær eru í raunheimum eða í samvinnutólum eins og Miro eða Mural.

Hönnum efnið

Þegar við höfum unnið heimavinnuna okkar og sinnt undirbúningnum vel tekur efnishönnunin sjálf oft minnstan tíma.

Á þeim tímapunkti ættum við að vita:

• hver notendahópurinn er
• hvað hann þarf og af hverju
• hvernig þjónustan/ferlið/varan/reglurnar virka
• hvaða orð fólk notar

og vita hvaða upplýsingar þurfa að koma fram á síðunni til að mæta þörfunum.

Textaskrif

Þó texti sé ekki alltaf besta leiðin til að koma upplýsingum til skila þá er algengt að efnishönnun feli í sér einhver textaskrif. Reynslan hefur kennt okkur að

„ ..að skrifa frá grunni er oft fjótlegra en að breyta því sem er til nú þegar.”

Við vitum að fólk kemur ekki inn á vefsvæði til að lesa ritgerðir með inngangi og lokaorðum, eða til að dást að grafíkinni. Fólk er með erindi sem það vill klára hratt og örugglega, helst án þess að þurfa að læra ný orð eða þræla sér í gegnum flókið lagamál eða tæknimál sem það er ekki vant að nota.

Í textaskrifum er mikilvægt að:

• vita hver aðalatriðin eru
• koma sér beint að efninu
• vita hvaða orð fólk notar
• skrifa aldrei fleiri orð en þarf
• skrifa lýsandi fyrirsagnir
• skrifa stuttar málsgreinar
• skrifa textann fyrir fólk (leitarvélar kunna að meta það líka)
• nota millifyrirsagnir, greinaskil, punktalista og orðin af ásettu ráði
• fá endurgjöf frá notendahópnum og ítra

Ávinningur

Líkt og góð vefhönnun þá er góð efnishönnun ósýnileg notandanum. Fólk tekur bara eftir efninu þegar það fer að flækjast fyrir og gera því erfitt fyrir að finna eða skilja það sem leitað er að. 

Góð efnishönnun hjálpar okkur að tryggja að það sem fólk þarfnast sé:

• til staðar á vefnum
• auðvelt að finna
• auðvelt að skilja

Hversu vel þekkir þú þarfir þinna viðskiptavina? 

Ef þú vilt aðstoð, hafðu þá samband.

Hér má finna lausan tíma og bóka fund.

Þú getur líka sent okkur línu á radgjof@stefna.is eða bjallað í síma 464 8700.

Viltu lesa meira?

Content Design — bók um efnishönnun eftir Sarah Winters

Readability Guidelines handbókin, alþjóðlegt verðlaunaverkefni um aðgengilegt efni